Chi tiết

3 trụ cột của một nền văn hóa cải tiến thành công

Nền tảng của cải tiến liên tục là một chu kỳ bao gồm: nắm bắt các cơ hội cải tiến, triển khai chúng, đo lường tác động và chia sẻ kiến thức. Theo thời gian, chu kỳ đó trở nên tự duy trì khi thành công truyền cảm hứng lớn hơn, và một nền văn hóa cải tiến liên tục lan truyền khắp cả tổ chức, chạm vào mọi quy trình. Chu kỳ “nắm bắt cơ hội, triển khai, đo lường và chia sẻ” được xây dựng dựa trên ba yếu tố quan trọng: sự hỗ trợ của lãnh đạo, phương pháp cải tiến nhất quán và ứng dụng công nghệ.

Sự hỗ trợ của lãnh đạo

Các chuyên gia cải tiến liên tục đồng ý rằng sự hỗ trợ của lãnh đạo là yếu tố then chốt trong sự thành công của một chương trình cải tiến liên tục trong một tổ chức. Nếu một giám đốc điều hành hoặc người quản lý không cảm thấy những nỗ lực cải tiến của nhân viên là quan trọng thì cuối cùng nhân viên sẽ mất dần đi nhiệt huyệt với cải tiến. Sự thờ ơ cũng sẽ lan truyền nếu các nhà lãnh đạo không chứng tỏ họ đứng sau sáng kiến bằng cách đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ trong tổ chức để thay đổi. Nếu thiếu sự hỗ trợ cho việc thực hiện một chương trình cải tiến liên tục, những người thực hiện cải tiến sẽ bị cô lập trong hoạt động của họ. Chúng ta biết rằng hành vi của lãnh đạo sẽ tạo ra hoặc phá vỡ nền văn hóa cải tiến. Vậy làm cách nào chúng ta trao quyền cho các nhà lãnh đạo tham gia và hỗ trợ nhân viên mà không đòi hỏi nhiều thời gian vốn đã quá tải của họ? Câu trả lời rất đơn giản, một phương pháp đáng tin cậy và một công nghệ phù hợp.

Phương pháp thực hiện

Thiết lập một phương pháp cho các nhà lãnh đạo tham gia và hỗ trợ nhân viên trong quá trình cải tiến. Điều này giúp tăng tốc cải tiến, thu hút nhiều người tham gia hơn, và tối đa hóa tác động đến những nỗ lực cải tiến.
Phương pháp cải tiến của bạn cần 3 điều:

Đơn giản: Sự đơn giản trong việc thực hiện chiến lược bạn chọn là chìa khóa cho việc thu hút nhân viên. Bằng cách thiết lập một phương pháp đủ đơn giản để mọi người tham gia, bạn loại bỏ các rào cản đối với sự tham gia.
Tính thống nhất: Sự nhất quán về kỳ vọng, mục tiêu và quy trình đảm bảo rằng mọi người đang nói cùng một ngôn ngữ, từ đó tăng cường sự cộng tác và tiềm năng cải tiến được thực hiện.

Kỷ luật: Đảm bảo rằng cải tiến là một phần quan trọng trong công việc hàng ngày của mọi người là rất quan trọng để phát triển một nền văn hóa cải tiến. Nó cũng đảm bảo rằng cơ hội cải tiến ở mọi công việc sẽ được nắm bắt.

Công nghệ

Công nghệ cho phép lãnh đạo tham gia vào quá trình cải tiến và cho phép họ cung cấp một phương pháp cải tiến đơn giản, nhất quán và có kỷ luật mà không lấy mất của họ quá nhiều thời gian.

Thông qua công nghệ, nhân viên dễ dàng gửi đi các ý tưởng cải tiến còn nhà lãnh đạo dễ dàng nắm bắt thông tin, nhanh chóng cung cấp những hỗ trợ và hướng dẫn. Các nhà lãnh đạo không chỉ dễ dàng tham gia vào quá trình cải tiến mà còn gia tăng sự hiểu biết về từng cải tiến và giải quyết các lĩnh vực quan tâm ngay trước khi chúng dẫn đến lãng phí tài nguyên.

Công nghệ cung cấp một nơi duy nhất để tìm tất cả thông tin cải tiến, một phương pháp duy nhất để ghi lại thông tin, đảm bảo các tệp được sắp xếp, dễ tìm và cập nhật. Tất cả điều này giúp đơn giản hóa quy trình cho cả người quản lý và nhân viên.

Phần mềm quản lý cải tiến nếu đủ đơn giản để mọi nhân viên sử dụng, đồng thời đủ mạnh để mang lại giá trị đích thực cho các nhà lãnh đạo và chuyên gia cải tiến sẽ giúp bất kỳ tổ chức nào tạo ra và duy trì một nền văn hóa cải tiến liên tục. Các nền tảng quản lý như vậy tạo điều kiện minh bạch, trách nhiệm và cộng tác. Ngay cả hành động triển khai phần mềm của lãnh đạo cũng chứng minh cho nhân viên một cam kết với phương pháp cải tiến, bằng cách cung cấp một nền tảng được xây dựng đặc biệt để hỗ trợ cải tiến, từ đó thúc đẩy văn hóa cải tiến của tổ chức.

Công nghệ hỗ trợ cải tiến liên tục theo nhiều cách. Nó giúp người lao động dễ dàng nắm bắt và thực hiện các cơ hội cải tiến. Nó giúp cải thiện công việc với các cảnh báo và thông báo thông minh, và cung cấp một bảng điều khiển để các nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ của các dự án cải tiến. Nó cũng cung cấp cho giám đốc điều hành một cái nhìn vào sự tiến bộ của toàn bộ tổ chức. Sự cộng tác đa chức năng dễ dàng hơn khi mọi người đều có một nền tảng để giao tiếp xung quanh công việc cải tiến. Nó cũng đóng vai trò là kho lưu trữ kiến thức để cải tiến tổ chức, phá vỡ các rào cản và đảm bảo rằng mỗi cải tiến đều có tác động lan rộng và lâu dài. Có lẽ quan trọng nhất, nó cho phép đo lường hiệu quả của cải tiến.

Chắc chắn có những yếu tố khác tác động đến sự thành công trong việc xây dựng một nền văn hóa cải tiến liên tục nhưng ba trụ cột trên là nền tảng để tiếp cận cải tiến một cách thành công và bền vững.

Văn phòng NSCL biên dịch

Tin mới