Hỏi đáp

Trả lời

Đáp: Hiện các doanh nghiệp trong nước đã và đang áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 hay HACCP trong lĩnh vực chế biến thực phẩm, nhưng đối với hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000 thì nhiều doanh nghiệp còn chưa biết đến.

Sự khác biệt và tương đồng của hai hệ thống Thực tế cả hệ thống quản lý chất lượng ISO 22000 và HACCP đều có ý nghĩa hết sức thiết thực đối với các cơ sở, doanh nghiệp chế biến thực phẩm. Nhiều doanh nghiệp đang phải đặt câu hỏi nên lựa chọn hệ thống quản lý chất lượng nào thì thích hợp? Hay nếu đã áp dụng HACCP có thể chuyển đổi sang hệ thống an toàn thực phẩm ISO 22000 hay không?

Chuyên gia năng suất chất lượng đã nêu ra một số nét tương đồng và sự khác biệt giữa hai hệ thống này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp lựa chọn và chuyển đổi giữa HACCP và ISO 22000. Hai hệ thống này có những điểm tương đồng là đều hướng về mục tiêu giúp các doanh nghiệp chế biến, sản xuất thực phẩm kiểm soát các mối nguy về an toàn thực phẩm từ khâu nuôi trồng, đánh bắt, chế biến, phân phối cho tới khi thực phẩm được bày biện trên bàn ăn, nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm. Cả hai hệ thống này đều quy định doanh nghiệp muốn áp dụng phải thực hiện 7 nguyên tắc Ủy ban Codex đưa ra, để kiểm soát các mối nguy đối với thực phẩm.

+ Nguyên tắc 1: Tiến hành phân tích mối nguy;
+ Nguyên tắc 2: Xác định các điểm kiểm soát tới hạn (CCP);
+ Nguyên tắc 3: Thiết lập các giới hạn tới hạn;
+ Nguyên tắc 4: Thiết lập hệ thống giám sát kiểm soát các CCP;
+ Nguyên tắc 5: Thiết lập hành động khắc phục cần tiến hành khi khâu giám sát một CCP nào đó không được kiểm soát;
+ Nguyên tắc 6: Xây dựng thủ tục thẩm tra hệ thống HACCP;
+ Nguyên tắc 7: Thiết lập thủ tục lưu trữ hồ sơ.

Khi áp dụng ISO 22000 hay HACCP các doanh nghiệp tuỳvào lĩnh vực mình đang hoạt động phải đảm bảo thực hiện các chương trình tiên quyết (GMP, SSOP, GAP, GVP) thích hợp nhằm hạn chế các mối nguy đối với thực phẩm. Chương trình này bao gồm các yêu cầu về thiết kế nhà xưởng, thiết bị, vệ sinh cá nhân… Ngoài ra các doanh nghiệp đều phải xây dựng một hệ thống kiểm soát bao gồm: các quá trình, thủ tục kiểm soát, hệ thống văn bản hỗ trợ… Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai hệ thống này là ISO 22000 quy định thêm các yêu cầu về hệ thống quản lý với cấu trúc và nội dung cụ thể tương tự ISO 9001:2000. Như vậy khi một doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng HACCP thì dễ dàng chuyển đổi và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 22000.

Lợi ích của ISO 22000
Áp dụng ISO 22000 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tác động tiêu cực về mặt kinh tế và xã hội như sự bùng phát các mối nguy từ thực phẩm…Trong những năm gần đây, các trường hợp ngộ độc thực phẩm và sự bùng phát các mối nguy từ thực phẩm khác như “dịch bệnh bò điên“, “bệnh heo tai xanh”, “lở mồm long móng“, dịch H5N1… ở cả các nước phát triển lẫn các nước đang phát triển là minh chứng cho sự cần thiết phải có các tiêu chuẩn liên quan đến thực phẩm nhằm bảo vệ sức khỏe cộng đồng và giảm thiểu các tác động tiêu cực về mặt kinh tế và xã hội.

Hiện nay nước ta chưa có quy định bắt buộc áp dụng tiêu chuẩn ISO 22000 đối với các doanh nghiệp thực phẩm, tuy nhiên trong tương lai có thể doanh nghiệp đã áp dụng HACCP sẽ phải chuyển đổi sang ISO 22000 trong các trường hợp: quy định của cơ quan có thẩm quyền bắt buộc phải áp dụng ISO 22000; do thị trường, khách hàng yêu cầu hoặc khi doanh nghiệp muốn có chứng chỉ Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm mà tổ chức chứng nhận cấp theo ISO 22000.

Cho dù không có quy định bắt buộc áp dụng, thì xu hướng lựa chọn ISO 22000 đối với doanh nghiệp thực phẩm vẫn trở thành phổ biến. Bởi vì bản thân tiêu chuẩn ISO 22000 đã bao gồm các yêu cầu của HACCP, ngoài ra ISO 22000 còn bao gồm các yêu cầu về một hệ thống quản lý, vì vậy việc lựa chọn ISO 22000 có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát một cách toàn diện các khía cạnh và quá trình liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm. Do mối nguy về an toàn thực phẩm có thể thâm nhập vào chuỗi thực phẩm ở bất cứ giai đoạn nào, nên kiểm soát một cách đầy đủ và trao đổi thông tin trong suốt quy trình là điều cần thiết. Chỉ một khâu trong chuỗi cung ứng yếu có thể gây ra sự không an toàn cho thực phẩm, điều này có thể gây ra hàng loạt nguy cơ đối với người tiêu dùng và gây tốn kém về mặt chi phí cho nhà cung cấp. Vì vậy, an toàn thực phẩm là trách nhiệm chung của tất cả các bên liên quan.

Một doanh nghiệp đã áp dụng HACCP và ISO 9001 thì việc chuyển đổi sang ISO 22000 là khá thuận lợi vì đã có kinh nghiệm về hệ thống quản lý và kiểm soát mối nguy. Tiêu chuẩn ISO 22005, là bản bổ sung mới nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về hệ thống quản lý thực phẩm là một bước tiến mới của ISO trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm cho người tiêu dùng.

Tiêu chuẩn này cho phép các tổ chức tiến hành tại bất cứ bước nào trong chuỗi thực phẩm nhằm: phát hiện nguồn gốc
dòng nguyên liệu (thức ăn, thực phẩm, các thành phần và đóng gói); Xác định các tài liệu cần thiết và theo dõi từng giai đoạn của quá trình sản xuất; Đảm bảo sự phối hợp thích đáng giữa các nhân tố khác biệt có liên quan; Yêu cầu ít nhất mỗi bên phải được thông báo về các nhà cung cấp trực tiếp và các khách hàng và có thể các đối tượng khác. Hơn nữa, hệ thống truy tìm nguồn gốc có thể thúc đẩy việc sử dụng hợp lý và tăng cường độ tin cậy của thông tin, cải thiện năng suất và hiệu quả của tổ chức. Trên thực tế, hai hệ thống ISO 22000 và HACCP có những điểm tương đồng là đều hướng về mục tiêu giúp các doanh nghiệp chế biến, sản xuất thực phẩm kiểm soát các mối nguy từ khâu nuôi trồng, đánh bắt cho tới khi thực phẩm được sử dụng bởi người tiêu dùng, nhằm đảm bảo an toàn về thực phẩm.

Trả lời

Đáp: Chính xác. Tổ chức muốn chứng nhận ISO/TS 16949 phải đáp ứng các yêu cầu:

  • Tổ chức phải áp dụng các yêu cầu kỹ thuật;
  • Các công cụ thống kê;
  • Và tổ chức chứng nhận yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh được tính hiệu quả;

Vì vậy doanh nghiệp đã có chứng nhận ISO 9001 thì việc áp dụng tiêu chuẩn ISO/TS 16949 sẽ nhanh hơn do tiêu chuẩn ISO/TS 16949 được xây dựng trên nền tảng của ISO 9001.

Trả lời

Đáp: SA 8000 có thể được áp dụng cho bất kỳ cơ quan, tổ chức nào không phụ thuộc vào quy mô, loại hình, ngành nghề, vị trí địa lý … Tiêu chuẩn này được áp dụng cho cả các nước đang phát triển cũng như cho các nước đã công nghiệp hoá, cả cho doang nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các tổ chức dịch vụ hành chánh công. Hiện nay các doanh nghiệp tiên phong áp dụng SA8000 là các doanh nghiệp Dệt – May – Da giày, thuốc lá, sản xuất đồ gỗ, dược phẩm

Trả lời

Đáp: Khi tổ chức quyết định áp dụng SA8000, thì có nhiều lý do để áp dụng, trong đó những lý do chính sau:
1) Muốn cải thiện môi trường làm việc;
2) Muốn cải thiện đời sống, sức khỏe trong tổ chức;
3) Muốn cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp;
4) Muốn cải thiện mối quan hệ với chính quyền địa phương;
5) Bị khách hàng ép buộc, bị các nước nhập khẩu bắt buộc (rào cản phi thuế quan).

Trả lời

Khi áp dụng tiêu chuẩn SA8000, thì giữa quy định của ILO và các quy định của quốc gia thì quy định nào có lợi hơn cho người lao động thì tổ chức phải áp dụng quy định đó. Khi áp dụng SA8000 có một số tài liệu cần tham khảo như sau:
a) Các tài liệu quốc tế

+ Công ước ILO 29 và 105 (Lao động cưỡng bức và nô lệ)
+ Công ước ILO 87 (Tự do hiệp hội)
+ Công ước ILO 98 (Quyền thương lượng tập thể)
+ Công ước ILO 100 và 111 (Trả công công bằng đối với lao động nam và nữ cho công việc bằng nhau; Sự phân biệt)
+ Công ước ILO 135 (Công ước người đại diện công nhân).
+ Công ước ILO 138 và Khuyến cáo 146 (Tuổi thấp nhất và sự khuyến cáo)
+ Công ước ILO 155 và Khuyến cáo 164 (An toàn và sức khoẻ nghề nghiệp)
+ Công ước ILO 159 (Phục hồi nghề nghiệp và việc làm/ những người khuyết tật).
+ Công ước ILO 177( Công việc tại nhà hay lao động gia đình).
+ Công ước ILO 182 (Những hình thức tệ hại nhất đối với lao động trẻ em)
+ Công bố toàn cầu về nhân quyền
+ Công ước của Hợp chủng quốc Hoa kỳ về quyền trẻ em.
+ Công ước của Hợp chủng quốc Hoa kỳ về loai trừ mọi hình thức phân biệt đối xử đối với phụ nữ.

b) Các tài liệu của Việt Nam

+ Bộ luật lao động của nước CHXHCN Việt nam (sửa đổi) và các qui định
liên quan.
+ Điều lệ công đoàn Việt Nam và thông tư hướng dẫn thi hành điều lệ công
đoàn Việt nam.
+ Luật doanh nghiệp Việt nam.
+ Luật giáo dục Việt nam.
+ Hiến pháp Việt nam (sửa đổi)

Trả lời

Đáp: Theo điều khỏan 4 của SA8000, tổ chức không được ngăn cản nhân viên thành lập công đòan và gia nhập công đòan, phải tại điều kiện cho họ tự do hội họp, phải bổ nhiệm một đại diện cho người lao động…trong đó không ngọai lệ cho bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Do đó khi áp dụng SA 8000, công ty phải có tổ chức công đòan thì mới được chứng nhận.

Trả lời

Đáp: Việc tính lương tối thiểu tùy thuộc vào chỉ số giá cả, mức sống của mỗi vùng lãnh thổ, mỗi quốc gia, không có mức cố định. Tuy nhiên tùy theo thực tế mỗi tổ chức tự tính mức lương tối thiểu cho nhân viên của mình, thông thường để đáp ứng nhu cầu cơ bản của nhân viên bao gồm các hạng mục sau:
+ Tiền ăn (gạo, khoai củ, thịt, trứng, cá, dầu mỡ, đậu phụng, lạc vừng, đường, rau, quả, muối).
+ Tiền sinh họat (tiền nhà, xà bông giặt, xà bông tắm, kem đánh răng và một số vật dụng cá nhân khác).
Sau khi xác định được các hạng mục cần chi tiêu (tùy theo điều kiện làm việc và sinh sống tại địa phương nhân viên đang làm việc) đáp ứng nhu cầu tối thiểu của nhân viên, tổ chức sẽ nhân các hạng mục này với giá cả hiện tại (hạng mục cần đáp ứng * giá cả) sẽ ra được mức lương tối thiểu cần phải trả cho nhân viên

Trả lời

Đáp: Giá chi phí cho dich vu tư vấn và chứng nhận sẽ phụ thuộc vào quy mô, địa điểm của tổ chức, việc xác định giá chính xác sẽ phải thông qua họat động khảo sát tổ chức, tuy nhiên chi phí đào tạo & tư vấn khoảng từ 2500 USD – 10000 USD, phí chứng nhận 2500 USD – 10000 USD

Trả lời

Đáp: Từ 3 tháng – 01 năm tuỳ theo thực trạng của doanh nghiệp Giấy chứng nhận có thời hạn bao lâu, thời gian đánh giá định kỳ bao lâu ? Giấy chứng nhận SA 8000 có thời hạn 03 năm và đánh giá định kỳ đang được thực hiện 6 tháng/ lần.

Trả lời

Đáp: Dưới đây là những lợi ích việc áp dụng 50001

  • Cải tiến các hoạt động quản lý, điều hành nhằm giảm các chi phí đầu vào dành cho năng lượng;
  • Khuyến khích sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn năng lượng dựa trên các nguồn lực sẵn có;
  • Thúc đẩy các sáng kiến cải tiến liên quan đến sử dụng và tiêu thụ năng lượng;
  • Hướng tới sử dụng hiệu quả các thiết bị tiêu thụ năng lượng;
  • Giúp đưa ra các đánh giá và ưu tiên ứng dụng các công nghệ và thiết bị mới có tính năng tiết kiệm năng lượng;
  • Tạo điều kiện để so sánh, đo lường và lập báo cáo tiết kiệm năng lượng;
  • Tạo môi trường thuận lợi nhằm truyền đạt thông tin về quản lý các nguồn năng lượng;
  • Góp phần phổ biến và nhân rộng các hành vi thực hành tiết kiệm năng lượng trong cộng đồng;
  • Hình thành mô hình thúc đẩy nâng cao hiệu quả năng lượng thông qua chuỗi cung cấp;
  • Giảm các tác động môi trường thông qua giảm phát thải carbon và các khí nhà kính khác;
  • Có khả năng tương thích cao với các hệ thống quản lý khác như ISO 14001, ISO 9001…
Trả lời

Đáp: Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã và đang duy trì thực hiện 5S vì mang lại những lợi ích to lớn trong sản xuất cũng như hiệu quả như sau:
– 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
– 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
– Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
– Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục
– Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
– Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
– Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
– Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
– Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
– Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
– Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
– Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
– Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
– Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
– Tinh thần làm việc của công nhân kém
– Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình

 

Trả lời

Đáp: Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S như sau:

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Trả lời

Đáp: Bản thân việc áp dụng Kaizen không tốn nhiều chi phí nhưng lại tốn chi phí cho các hoạt động bổ trợ và hiện thực hóa kết quả của Kaizen. Các chi phí đó bao gồm:

1. Chi phí đào tạo người đi đầu:
Việc đào tạo người lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Nếu chúng ta muốn việc tổ chức áp dụng Kaizen thực sự có hiệu quả thì vai trò của người lãnh đạo có kỹ năng và được đào tạo tốt là không thể thiếu được. Đòi hỏi phải có những người hướng dẫn chỉ đạo những hoạt động áp dụng Kaizen vào từng xưởng sản xuất. Ban đầu, việc đào tạo những lãnh đạo trong nội bộ công ty rất khó khăn vì thiếu những người hướng dẫn có đủ kiến thức và kỹ năng. Vì vậy có thể phát sinh yêu cầu là thuê những công ty tư vấn bên ngoài để đào tạo những nhân sự cốt cán. Việc này có thể làm tăng chi phí vận hành áp dụng Kaizen vào tổ chức.
Ngoài ra, người hướng dẫn việc triển khai Kaizen phải có quan hệ tốt với quản đốc xưởng và những hoạt động áp dụng Kaizen được triển khai dưới sự đồng ý và uỷ nhiệm của quản đốc xưởng.
Vì việc áp dụng Kaizen là trên toàn bộ tổ chức, vì vậy, nhiều xưởng sản xuất có thể yêu cầu có thêm người hướng dẫn, cho nên cần tốn thêm chi phí để tiếp tục đào tạo những chuyên gia về tiêu chuẩn này. Sau đó mới bắt đầu khoá đào tạo chuyên đề về Kaizen trong phạm vi toàn công ty. Kết quả là trong dây chuyền sản xuất ở nhiều phân xưởng Kaizen đã thực sự thâm nhập và trở thành một hoạt động thường nhật trong những dây chuyền sản xuất ấy.
=> Tốn chi phí lớn cho bước khởi đầu áp dụng Kaizen.

2. Chi phí cải tiến sản xuất
Với mong muốn thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng đối với sản phẩm, tổ chức phải thực hiện cải tiến cả về công nghệ lẫn tác phong, phong cách làm việc. Điều này dẫn đến chi phí phải tăng. Tuy nhiên, sự thay đổi này diễn ra từ từ, liên tục vì thế không thực sự gây ra đột biến quá lớn đối với tổng chi phí.

3. Chi phí phổ biến Kaizen cho đội ngũ lao động
Kaizen đề cao tinh thần làm việc nhóm dẫn đến yêu cầu có sự đồng bộ cao trong quá trình làm việc. Để làm được điều này, toàn bộ nhân viên, công nhân của tổ chức cần phải nắm chắc về những thay đổi để có thể phối hợp sản xuất. Đây là một chi phí cơ bản hay gặp phải khi áp dụng Kaizen. Đồng thời tốn chi phí để xây dựng hệ thống thông tin đến toàn cá nhân trong tổ chức.

Trả lời

ĐÁP: Chúc mừng bạn được làm Thư ký ISO vì đây thực sự là cơ hội giúp bạn tiếp cận với hệ thống quản lý tiên tiến của cả thế giới. Cụ thể là đến nay đã có hơn 1 triệu doanh nghiệp, tổ chức trên 180 nước được
cấp chứng chỉ ISO 9001, trong đó có tất cả các hãng nổi tiếng như Honda, Sony, Canon, General Motors, Microsoft, Intel, Deawoo…
Xin chia sẻ với bạn các công việc ISO và kinh nghiệm làm ISO tại doanh nghiệp mà một Thư ký ISO cần nắm được. Cụ thể: Đầu năm, lên kế hoạch thực hiện ISO cho cả năm, bao gồm:
– Xây dựng mục tiêu chất lượng, kế hoạch triển khai;
– Soát xét sửa đổi tài liệu hoặc xây dựng tài liệu mới, ban hành, phổ
biến áp dụng;
– Đào tạo ISO cho nhân viên;
– Kiểm tra việc áp dụng quy trình, tài liệu, đánh giá nội bộ;
– Khắc phục những điểm còn tồn tại;
– Tổ chức họp xem xét hệ thống, phát động phong trào cải tiến nâng
cao hiệu quả công việc/ chất lượng sản phẩm;
– Tổng kết việc thực hiện mục tiêu theo quý, 6 tháng, 1 năm. Đề xuất
khen thưởng các cá nhân, bộ phận có thành tích xuất sắc trong phong trào cải tiến năng suất, chất lượng, đem lại hiệu quả cho Công ty. Bạn có thể biến ISO “vừa khô vừa khoai”, thêm ít lửa thành khoai
nướng, thêm ít nước thành khoai luộc, thêm ít mỡ thành khoai chiên, thơm phức, ngon miệng! Nghĩa là đơn giản hóa ISO đi thì sẽ dễ hiểu và dễ làm.
Chúc bạn thành công!

Trả lời

Đáp: Nếu thực hiện tốt việc quản lý chất lượng sẽ có các ưu điểm sau:
+ Giúp điều hành nội bộ và kiểm soát công việc tốt hơn;
+ Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc sự vụ – chất lượng công việc được cải tiến thường xuyên
+ Hoạt động của đơn vị ít bị biến động khi có những thay đổi về nhân sự
– môi trường làm việc được cải thiện
+ Hoạt động bán hàng, tìm kiếm khách hàng thuận lợi hơn. Tuy nhiên, nếu xây dựng không khéo thì hệ thống quản lý chất lượng có thể phát sinh thêm một số quá trình hoặc một số công việc không cần thiết hoặc không thích hợp; hoặc là thường hay phát sinh nhiều tài liệu, hồ sơ, biểu
mẫu… mà có nhiều trường hợp là không cần thiết. Hơn nữa, vì các công việc đều được tiêu chuẩn hóa, nên có thể hạn chế việc sáng tạo, cải tiến công việc.

Ví dụ: Thực hiện quản lý chất lượng bằng các hệ thống tiêu chuẩn tại doanh nghiệp Hóa chất

Qua khảo sát tại các doanh nghiệp, tiềm năng tiết kiệm năng lượng tại các doanh nghiệp ngành Hóa chất là rất lớn và nếu bên cạnh hệ thống quản lý ISO 14000, doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý năng lượng ISO 50001 thì tiềm năng tiết kiệm năng lượng trong các doanh nghiệp Hóa chất có thể lên đến 40%. Vậy trước hết, doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng hệ thống
quản lý này cho những thay đổi nhỏ, cũng đã đem lại kết quả lớn.
Vậy ISO 50001 là gì?
Trong những năm gần đây năng lượng đang trở thành vấn đề được quan tâm trên toàn thế giới. Bên cạnh các loại năng lượng sạch đang được phát triển và phổ biến, quản lý sử dụng năng lượng hiệu quả đang là một trong những xu thế của tất cả các ngành nghề. Tổ chức phát triển công nghiệp của
liên hợp quốc UNIDO cũng chỉ ra rằng ngành công nghiệp cần thể hiện một nỗ lực rõ ràng trong việc ngăn cản biến đổi khí hậu. Từ những yêu cầu đó, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đã ban hành tiêu chuẩn ISO 50001, Hệ thống quản lý năng lượng – các yêu cầu và hướng dẫn thực hiện vào tháng 6/2011. ISO 50001 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý năng lượng
(HTQLNL – EnMS), giúp các tổ chức/doanh nghiệp có những cải tiến liên tục trong việc quản lý sử dụng năng lượng hiệu quả. Việc áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn này được dự đoán sẽ tác động lên 60% lượng năng lượng tiêu thụ trên thế giới.
Tại Việt Nam, Luật sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả được ban hành tháng 6 năm 2010 yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng năng lượng hiệu quả tiết kiệm, đồng thời yêu cầu các tổ chức tiến hành lồng ghép chương trình quản lý năng lượng với các chương trình quản lý
chất lượng, chương trình sản xuất sạch hơn, chương trình bảo vệ môi trường của cơ sở. Có một cái nhìn nghiêm túc với các biện pháp quyết liệt để thực hiện hệ thống quản lý năng lượng, Công ty bạn sẽ thu được những thành quả

Trả lời

Đáp: Để thực hành Kaizen thì có thể thực hiện một trong những công cụ sau
a. Chương trình 5S:
Chương trình “5S” là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ dàng và ít tốn kém. “5S” là một trong những “Công cụ” cơ bản và vô cùng hữu dụng cho KAIZEN để cải tiến quản lý sản xuất, nếu được áp dụng một cách đúng đắn.
Chương trình “5S” bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ
5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc và ngăn nắp nơi làm việc. 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất.
Mục tiêu chính của 5S:
– Xây dựng ý thức và tinh thần đồng đội tại nơi làm việc.
– 5S còn nhằm xây dựng khả năng làm lãnh đạo cho các trưởng phó phòng ban.
Tác dụng:
– Huy đông con người, lôi cuốn sự tham gia của toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, cải tiến môi trường làm việc.
– Thực hiện 5S sẽ góp phần vào việc thực hiện PQCDSM:

b. Chương trình KSS:
Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm. Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị được gửi sẽ được sử dụng là 32 ở Nhật Bản và 0.11 tại Mỹ.

c. Công cụ QCC( Quality Control Circles):
Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau về Kaizen trong nơi làm việc.
Mục tiêu của nhóm chất lượng:
– Tạo môi trường làm việc thuận lợi, cải thiện hành vi giao tiếp thông qua trao đổi diễn ra thường xuyên, hướng tới thay đổi môi trường làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội.
– Huy động nguồn nhân lực tạo điều kiện giúp các nhóm viên giải quyết vấn đề từ đó giúp họ cảm thấy họ như là một phần của tổ chức.
– Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên thông qua công tác đào tạo huấn luyện. Đây cũng chính là nhân tố then chốt trong nhóm chất lượng. Tư tưởng của chương trình này là tạo đều kiện, tạo môi trường thoải mái, kích thích sức sáng tạo của con người trong tổ chức.
– Nâng cao hiệu quả hoạt đông của toàn tổ chức, liên kết các nguồn lực giải quyết các vấn đề từ đó nhằm tránh phiền hà, thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng: bao gồm các thành viên làm cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực. Điều quan trọng là để các thành viên tự quyết định tham gia nhóm nào.

Tiêu chí đánh giá mức dộ ảnh hưởng của nhóm chất lượng tới tổ chức.
– Cải tiến chất lượng.
– Sự tham gia, giảm chi phí.
– Sử dụng máy móc, tính an toàn.
– Thái dộ.
– Sự thỏa mãn khách hàng.
– Sự hài lòng trong công việc.
Tiêu chí đánh hiệu quả hoạt động nhóm chất lượng:
– Số lượng buổi họp/ tháng.
– Tỉ lệ người tham dự.
– Tỉ lệ (số vấn đề đưa ra/ số vấn đề được giải quyết).
– Số lượng báo cáo trình lên cấp trên.

d. Công cụ JIT( Just-In-Time):
Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty Toyota chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
Ý tưởng cơ bản của hệ thống “ đúng thời hạn” là sản xuất những gì cần thiết đúng lúc, đúng số lượng.
Các yếu tố cấu thành nên hệ thống JIT
– Phương pháp bố trí dòng vật liệu là phương pháp kéo và phương pháp đẩy.
– Kích thước lô hàng nhỏ làm giảm chu kì tồn kho, thời gian giao hàng được rút ngắn.
– Thời gian chuẩn bị ít.
– Kế hoạch sản xuất chính đồng bộ (nghĩa là các công việc ở các bộ phận được thực hiện đồng bộ hàng ngày).
– Tiêu chuẩn hóa các cấu kiện và phương pháp làm việc hướng tới nâng cao năng suất, tồn kho thấp.
– Chất lượng cao và ổn định, hệ thống JIT kiểm soát chất lượng từ đầu, người thợ cũng là người kiểm tra chất lượng, sản phẩm không đạt sẽ do người thợ chịu trách nhiệm
– Sự ràng buộc chặt chẽ với nhà cung cấp, tần xuất giao hàng nhiều lần, kịp thời giảm tồn kho. Hàng hóa được giao thì phải đảm bảo chất lượng và đúng hạn.
– Lực lượng lao động đa năng có thể thay thế người vắng mặt, di chuyển qua lại tạo sự linh hoạt trong sản xuất.

Trả lời

Đáp: Để thực hành Kaizen thì có thể thực hiện một trong những công cụ sau
a. Chương trình 5S:
Chương trình “5S” là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ dàng và ít tốn kém. “5S” là một trong những “Công cụ” cơ bản và vô cùng hữu dụng cho KAIZEN để cải tiến quản lý sản xuất, nếu được áp dụng một cách đúng đắn.
Chương trình “5S” bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ
5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc và ngăn nắp nơi làm việc. 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất.
Mục tiêu chính của 5S:
– Xây dựng ý thức và tinh thần đồng đội tại nơi làm việc.
– 5S còn nhằm xây dựng khả năng làm lãnh đạo cho các trưởng phó phòng ban.
Tác dụng:
– Huy đông con người, lôi cuốn sự tham gia của toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, cải tiến môi trường làm việc.
– Thực hiện 5S sẽ góp phần vào việc thực hiện PQCDSM:

b. Chương trình KSS:
Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm. Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị được gửi sẽ được sử dụng là 32 ở Nhật Bản và 0.11 tại Mỹ.

c. Công cụ QCC( Quality Control Circles):
Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau về Kaizen trong nơi làm việc.
Mục tiêu của nhóm chất lượng:
– Tạo môi trường làm việc thuận lợi, cải thiện hành vi giao tiếp thông qua trao đổi diễn ra thường xuyên, hướng tới thay đổi môi trường làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội.
– Huy động nguồn nhân lực tạo điều kiện giúp các nhóm viên giải quyết vấn đề từ đó giúp họ cảm thấy họ như là một phần của tổ chức.
– Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên thông qua công tác đào tạo huấn luyện. Đây cũng chính là nhân tố then chốt trong nhóm chất lượng. Tư tưởng của chương trình này là tạo đều kiện, tạo môi trường thoải mái, kích thích sức sáng tạo của con người trong tổ chức.
– Nâng cao hiệu quả hoạt đông của toàn tổ chức, liên kết các nguồn lực giải quyết các vấn đề từ đó nhằm tránh phiền hà, thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng: bao gồm các thành viên làm cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực. Điều quan trọng là để các thành viên tự quyết định tham gia nhóm nào.

Tiêu chí đánh giá mức dộ ảnh hưởng của nhóm chất lượng tới tổ chức.
– Cải tiến chất lượng.
– Sự tham gia, giảm chi phí.
– Sử dụng máy móc, tính an toàn.
– Thái dộ.
– Sự thỏa mãn khách hàng.
– Sự hài lòng trong công việc.
Tiêu chí đánh hiệu quả hoạt động nhóm chất lượng:
– Số lượng buổi họp/ tháng.
– Tỉ lệ người tham dự.
– Tỉ lệ (số vấn đề đưa ra/ số vấn đề được giải quyết).
– Số lượng báo cáo trình lên cấp trên.

d. Công cụ JIT( Just-In-Time):
Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty Toyota chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
Ý tưởng cơ bản của hệ thống “ đúng thời hạn” là sản xuất những gì cần thiết đúng lúc, đúng số lượng.
Các yếu tố cấu thành nên hệ thống JIT
– Phương pháp bố trí dòng vật liệu là phương pháp kéo và phương pháp đẩy.
– Kích thước lô hàng nhỏ làm giảm chu kì tồn kho, thời gian giao hàng được rút ngắn.
– Thời gian chuẩn bị ít.
– Kế hoạch sản xuất chính đồng bộ (nghĩa là các công việc ở các bộ phận được thực hiện đồng bộ hàng ngày).
– Tiêu chuẩn hóa các cấu kiện và phương pháp làm việc hướng tới nâng cao năng suất, tồn kho thấp.
– Chất lượng cao và ổn định, hệ thống JIT kiểm soát chất lượng từ đầu, người thợ cũng là người kiểm tra chất lượng, sản phẩm không đạt sẽ do người thợ chịu trách nhiệm
– Sự ràng buộc chặt chẽ với nhà cung cấp, tần xuất giao hàng nhiều lần, kịp thời giảm tồn kho. Hàng hóa được giao thì phải đảm bảo chất lượng và đúng hạn.
– Lực lượng lao động đa năng có thể thay thế người vắng mặt, di chuyển qua lại tạo sự linh hoạt trong sản xuất.

Trả lời

Đáp: Những doanh nghiệp/công ty có phần lớn các yếu tố sau đây thì nên áp dụng mô hình Kaizen trong quản trị chất lượng:

  1. Doanh nghiệp/công ty đang sản xuất hàng hóa theo quy trình sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất liên tục. Vì chi phí để áp dụng lý Kaizen trong quản trị chất lượng là không hề nhỏ, vì thế khi áp dụng nên áp dụng trên quy mô rộng để tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
  2. Doanh nghiệp/công ty phải có sự phối hợp chức năng chéo giữa các phòng ban thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, tuyệt đối các phòng ban phải làm việc với nhau như một tập thể. Vì bản chất của Kaizen là cải tiến liên tục từ những cái nhỏ nhất, từ công việc hàng ngày của mỗi công nhân thuộc mọi bộ phận của công ty.
  3. Doanh nghiệp/công ty phải có những chuyên gia về chất lượng, nhiệm vụ của các chuyên gia này là nghiên cứu việc cải tiến chất lượng sản phẩm trong sản xuất chung, xuất phát từ quan điểm bảo đảm chất lượng. Các chuyên gia này cần nhận được sự đồng thuận của ban lãnh đạo, ban lãnh đạo cùng các chuyên gia liên đới chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của công ty.
  4. Lãnh đạo doanh nghiệp/công ty phải có mối quan hệ tốt với công nhân sản xuất, phong cách lãnh đạo phải dân chủ, vì hầu hết các ý tưởng sáng tạo trong Kaizen đều xuất phát từ những công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Trả lời

Đáp: Những sai lầm cần tránh khi áp dụng Kaizen là:

  1. Nhầm lẫn giữa Kaizen với Đổi mới. Kaizen là sự cải tiến liên tục nhưng diễn ra một cách từ từ, trong khi các nước phương Tây khi áp dụng lý thuyết này lại thực hiện theo các phương thức nhảy vọt, nhằm mau chóng đạt được sự đổi mới về chất lượng.
  2. Khi học tập Kaizen người ta nhầm lẫn Kaizen là một quy trình cải tiến chất lượng, bản chất Kaizen là một lý thuyết về quản trị chất lượng, để thực hiện được thì cần thời gian dài, sự nỗ lực của mọi cá nhân trong công ty, với trách nhiệm hàng đầu là của lãnh đạo.
  3. Các doanh nghiệp khi áp dụng Kaizen thường vi phạm một hoặc một số trong 10 nguyên tắc cơ bản của Kaizen. Ví dụ vì lợi ích nhóm của một bộ phận trong doanh nghiệp khi có sự cố về chất lượng xảy ra, lập tức các bộ phận, phòng ban đỗ lỗi cho nhau, không chịu nhận trách nhiệm về mình. Điều nay đã vi phạm nguyên tắc số 3 của Kaizen đó là xây dựng “văn hóa không đỗ lỗi” trong doanh nghiệp. Khi các nguyên tắc này bị vi phạm thì khả năng thất bại của Kaizen là rất lớn.
  4. Ngân sách quá hạn hẹp cho dự án. Một số dự án chuyển đổi doanh nghiệp sang mô hình sản xuất tinh gọn bắt đầu với việc áp dụng một cách quá cứng nhắc khẩu hiệu trong Kaizen “không tiền, không có không gian, không nguy biện”. Không thể có nước được bơm lên từ một máy bơm khô. Khi bạn đang ở dưới một mức ngân sách nhất định, ngay cả việc thảo luận về sản xuất tinh gọn cũng trở nên một sự lãng phí về thời gian. Đây thông thường là triệu chứng của sự thiếu ổn định trong sản xuất kinh doanh gây cản trở đầu tư, sự lầm tưởng về phạm vi và thời gian của quá trình chuyển đổi doanh nghiệp theo mô hình sản xuất tinh gọn, hoặc thiếu sự cam kết nghiêm túc của lãnh đạo. Trong trường hợp thứ nhất, giải pháp thường là hình thành và triển khai sự can thiệp nhằm tạo sợ ổn định và nâng cao năng lực, tiền hoặc thành phần trong ngân sách cho các nỗ lực tái thiết kế hệ thống dài hơi. Trong trường hợp thứ 2, hãy xem phần phân tích sai lỗi thứ nhất đã được trình bày ở trên. Trong trường hợp thứ 3, các giải pháp có thể là giáo dục, hãy chờ 3 -5 năm cho một nhà lãnh đạo mới đến hoặc chuyển sang một công ty khác có chính sách sáng sủa hơn.
  5. Không có kế hoạch để hiện thực hóa sự tiết kiệm chi phí. Không phải tất cả các sự kiện Kaizen đều cần có một kế hoạch chặt chẽ để lý giải cho các nỗ lực. Những nỗ lực Kaizen ở phạm vi nhỏ và nhanh nên được thực hiện cho lý do không gì khác ngoài làm cho hiện trường và công việc trở nên trực quan hơn, đơn giản hơn và giúp mọi người luôn suy nghĩ về việc cải tiến. Mặt khác, không có lý do gì lý giải cho việc không có một kế hoạch để hiện thực hóa các tiết kiệm chi phí khi điều này là rõ ràng. Điều này bao gồm việc nhận diện ngay từ đầu rằng bất kỳ nguồn lực nào được giải phóng (tiết kiệm) từ cải tiến, bao gồm cả nhân lực, phải tạo ra kết quả trực tiếp hoặc gián tiếp trong cắt giảm chi phí. Đây có thể là một câu chuyện khó khăn trong nhiều trường hợp, tuy nhiên câu chuyện này cần được trao đổi càng sớm càng tốt trong quá trình triển khai dự án.
Trả lời

Đáp: Việc áp dụng Kaizen trong quản trị chất lượng hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu cao trong thời đại cạnh tranh khốc liệt về chất lượng hiện nay. Vì khi áp dụng thành công lý thuyết này thì doanh nghiệp/công ty sẽ thu được những lợi ích sau đây:
– P (Productivity): Năng suất cao hơn
– Q (Quality): Chất lượng cao và ổn định hơn
– C (Cost): Chi phí hợp lý, giảm nhiều loại lãng phí
– D (Delivery): Giao hàng đúng hạn
– S (Safety): An toàn hơn cho người lao động
– M (Morale): Tinh thần lao động cao hơn
– E (Efficiency): Hiệu suất sử dụng thiết bị, dụng cụ cao hơn
– B (Breakdowns): Số lần ngừng máy do hư hỏng ít hơn
Những lợi ích cho từng cá nhân:
– 5S làm cho nơi làm việc của công nhân viên được thoải mái hơn
– 5S đem lại hiệu quả hơn cho công việc
– 5S cải thiện an toàn
– 5S cải tiến chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm
– 5S đem lại sức sống cho mọi người
Trong thời đại áp lực cạnh tranh cao về chất lượng, nếu công ty có những lợi ích như trên thì chắc chắn sẽ giành được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh. Trong thực tế người ta thường hay so sánh giữa Kaizen (Nhật Bản) với Đổi mới (Mỹ), tuy nhiên 2 lý thuyết này không mâu thuẫn nhau mà có sự kết hợp với nhau rất chặt chẽ. Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động KAIZEN để duy trì và cải tiến nó.